Savoir déléguer : comment faire quand on est entrepreneur ?

Bienvenue sur mon blog, un lieu où j’explore notamment les différentes facettes de l’entrepreneuriat avec vous. Aujourd’hui, j’ai le plaisir de vous partager un article invité coécrit par l’incroyable Lucile, copilote d’entrepreneurs, qui s’est penchée sur un sujet crucial : la délégation.

Développer son entreprise en solo présente un défi unique : celui de jongler entre diverses tâches sans se laisser submerger. La délégation peut alors sembler être un concept lointain, surtout lorsque l’on est habitué à tout gérer seul. Pourtant, apprendre à déléguer est une compétence essentielle que vous devez acquérir pour accroître votre efficacité et pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Dans cet article, Lucile démystifie la délégation quand on est entrepreneur solo. Elle aborde les raisons pour lesquelles déléguer est fondamental, même lorsque l’on travaille seul, et comment cela peut transformer notre manière de travailler. Déléguer ne signifie pas perdre le contrôle, mais plutôt s’offrir le pouvoir de décider de se concentrer sur les missions qui requièrent véritablement notre attention et notre expertise.

Lucile nous guide à travers les étapes pour identifier les tâches à déléguer, choisir les bons collaborateurs ou prestataires, et établir une communication claire pour assurer l’autonomie et la confiance mutuelle. Elle souligne l’importance de définir clairement les objectifs, d’anticiper les besoins et de mesurer les résultats pour une délégation réussie.

Bref, Lucile vous offre un article très complet sur ce sujet, qui devrait grandement vous aider si cette thématique fait partie de vos problématiques/objectifs du moment. Bonne lecture !

Ton business se développe si bien que tu te noies sous le travail ? Dans ce tourment, tu penses qu’il serait temps de déléguer pour te dégager du temps, te consacrer à ce que tu aimes, donner toujours le meilleur de toi-même à tes clients. Déléguer apparaît alors comme LA solution idéale à tes problématiques business : investir dans ce qui n’est pas notre métier, gagner du temps, engendrer plus de chiffre d’affaires… Ça fait rêver c’est vrai. Mais autant te le dire tout de suite : déléguer peut te faire perdre plus de temps que ce qu’il t’en fera gagner si ce n’est pas préparé et orchestré de la bonne manière.

Par chance, si on se retrouve aujourd’hui c’est justement pour t’aider à passer ce cap important sans remuer tout ton business et te submerger encore plus.

Ça veut dire quoi « déléguer » ?

Pour se mettre tranquillement dans le bain, je te propose qu’on se pose déjà sur la définition du terme déléguer “Charger (qqn) d’une fonction, d’une mission, en transmettant son pouvoir.”(dictionnaire Le Robert).

Ici il y a plusieurs choses qui me paraissent importantes au sein de cette définition :

  • Charger quelqu’un d’une fonction de son business : cela implique la nécessité de confier une partie de ton entreprise, des tâches ou des projets spécifiques, à un collaborateur ou membre de l’équipe en qui tu as confiance. Cela signifie sélectionner les bonnes personnes, dotées des compétences nécessaires pour prendre en charge ces responsabilités.
  • Transmettre son pouvoir : pour déléguer efficacement, il est crucial de transmettre pleinement ton pouvoir décisionnel à tes collaborateurs. Cela requiert de définir clairement les objectifs et missions, de donner le contrôle nécessaire tout en assurant un flux de communication ouvert pour un management de la qualité.

Ces deux notions sont importantes et permettent à elles seules de comprendre les principales problématiques qui entourent la délégation. Pour creuser ce sujet, je te propose maintenant que l’on se penche sur les grands questionnements qui reviennent le plus souvent quand on parle de délégation. Tu me suis ?

Déléguer, pourquoi est-ce difficile ?

Si tu as déjà essayé de confier des tâches à un collaborateur et que tu n’as pas pleinement réussi, ou si tu y réfléchis et que tu n’arrives pas à sauter le pas par crainte de devoir passer trop de temps à expliquer comment effectuer la tâche principale de la mission par exemple… tu t’es forcément dit à un moment donné : « déléguer, c’est une galère ».

Il y a selon moi deux raisons qui expliquent que le fait de déléguer une tâche puisse paraître compliqué quand on est indépendant.

La première est liée à l’humain : déléguer, c’est s’allier d’une manière ou d’une autre à quelqu’un. Il faut donc lui faire pleinement confiance, mais aussi être sûr que c’est le bon profil. Et ça, ben ça prend forcément du temps. D’une part car les profils entrepreneurs ont tendance à être dans le contrôle et il est donc compliqué de sortir du schéma “si c’est moi qui le fais au moins je suis certain.e que c’est bien fait” mais également car c’est une question de feeling, et ça c’est comme en amour : il faut trouver le match (parfait) ! 🔥

Mais la seconde raison, c’est aussi que ce n’est pas inné : oui, déléguer, ça s’apprend. On ne naît pas en sachant gérer des projets ou des humains. Parce que même dans la gestion de l’humain, il est possible de s’armer d’outils et de process pour rendre la relation plus simple, plus efficiente, plus sympa. Se former sur les sujets et postures qu’on ne maîtrise pas, c’est donc essentiel. Dans les faits quand on décide de déléguer des tâches, c’est bien souvent dans l’urgence, donc quelque chose qui passe à la trappe. Résultat : un tas de freelances/collaborateurs maltraités et d’autres indépendants qui n’ont plus confiance.

Et s’il existait des signes pouvant nous donner la puce à l’oreille ?

Les signes indiquant qu’il est temps de déléguer

Ça te paraît peut-être fou, mais oui : il est possible d’anticiper nos besoins de délégation. Laisse-moi te présenter les signes qui devraient agiter le green flag de la délégation :

Green flag 1 : Tu n’as plus le temps pour mener à bien une tâche. Quand on se développe, les tâches nécessaires du quotidien évoluent aussi. Ce n’est pas linéaire hein et heureusement, mais les tâches récurrentes prennent forcément plus de temps, tout comme le travail supplémentaire qui vient s’ajouter progressivement au fil du développement de ton entreprise. Même avec l’agenda freelance le mieux pensé possible pour être productif, qui intègre des temps pour les clients, pour le business et même pour soi, on atteint toujours ses propres limites avant d’arriver au surmenage. À ce moment-là, tu peux y réfléchir.

Exemple concret : ta communication. Quand tu débutes, tu utilises peut-être un réseau social principal. Avec les années tu vas commencer à développer plusieurs canaux. Pour délivrer un travail de qualité, ça va donc forcément te prendre plus de temps. Mais ton temps n’est pas extensible. Si tu sens que tu as du mal à créer du contenu de qualité sur tous les supports, il est donc temps de déléguer.

Green flag 2 : une des tâches que tu dois réaliser t’épuise. Ici ****je ne parle pas d’épuisement en termes de temps, mais bien mentalement. Entreprendre c’est faire 1000 métiers et il y a forcément des tâches qu’on apprécie plus ou moins faire. C’est important d’identifier celles qui nous font « souffler » plus que les autres car on peut faire le choix de les confier à quelqu’un dont c’est le travail pour libérer de l’espace mental sans culpabilité. On ne le répète jamais assez mais la charge mentale et le surmenage font partie des plus des grosses problématiques dans le business pour les indépendants.

Exemple concret : tu détestes les chiffres depuis toujours (les arithmophobes on vous voit !) et la compta c’est clairement pas ton dada, même si tu gères quand même le quotidien. Donc, quand ta boîte commence à bien se développer et que la gestion commence à devenir un peu trop importante (il ne suffit plus de suivre ses paiements de factures quoi), tu peux déléguer cette tâche.

Green flag 3 : Tu manques de compétences. Si tu souhaites développer quelque chose mais que tu sais pertinemment que tu manques de compétences sur un sujet précis, il est important de savoir déléguer pour faire les choses bien. Tu te dis peut-être que tu pourrais aussi te former, c’est d’ailleurs pas tout à fait faux. Dans ce cas, je te conseillerai de déléguer si la compétence est ponctuelle et qu’une formation n’aura aucune utilité en dehors de ce besoin. Bref, tout dépend de l’objectif !

Exemple concret : tu souhaites créer un site web, mais tu n’y connais rien en webdesign, en rédaction web, en SEO… et tu es thérapeute. Tu peux donc déléguer ton site internet à une webdesigneuse et la rédaction de tes contenus à une rédactrice (comme Mathilde, au hasard !)

Enfin, si tu es encore à l’étape “captation des green flag”, je te conseille de faire régulièrement des bilans : tous les 6 mois c’est bien. Ça te permettra de pouvoir prendre du recul et donc être plus à l’écoute de ces signaux. N’hésite pas également à échanger avec des personnes qui délèguent déjà, ça permet de mieux comprendre comment ça se passe dans la vraie vie.

Maintenant qu’on sait quand déléguer, on peut passer à l’étape d’onboarding, autrement dit l’étape d’accueil.

Ce à quoi il faut avoir pensé avant de déléguer

Si tu es à ce stade de lecture, tu as bien compris que déléguer ça ne s’improvise pas. Mais une fois qu’on sait que déléguer serait bien, il y a des choses importantes à vérifier.

La première chose c’est les finances et le retour sur investissement. Parce que oui, la délégation est un des postes les plus onéreux pour les freelances. Il est donc important de réaliser un prévisionnel financier pour s’assurer que ton entreprise pourra assurer la délégation sur la durée, mais également t’assurer que ton statut est adapté (coucou les microentrepreneurs 👋🏼).

Tu peux également définir un objectif de retour sur investissement, ce que ça va te permettre de faire dans ton business, ce que ça va t’apporter. Ces notions sont importantes et même si elles se ressemblent, ne sont pas tout à fait les mêmes :

  • Retour sur investissement : c’est le ratio financier qui mesure le montant d’argent gagné ou perdu, par rapport à la somme initialement investie dans un investissement. Ici c’est la notion financière.
  • Ce que ça va te permettre : en gagnant du temps, qu’est-ce que ça va te permettre de faire en plus si tu sollicites un collaborateur pour cette mission. Ici c’est la notion de temps.
  • Ce que ça va t’apporter : qu’est-ce que cette délégation va concrètement apporter à ton business. Ici c’est la notion de compétences, expertise. Et même peut-être humaine, dans certains cas !

Ensuite je te propose de définir clairement ce que tu attends de cette délégation. Les indépendants ne sont pas des moutons à 18 pattes.

Si tu définis correctement ce que tu veux, tu gagneras du temps par la suite. Je te conseille donc de lister ce que tu veux et ne veux pas dans cette délégation. Tu peux même faire deux listes : une pour les compétences (ce que tu veux que la personne fasse et ne fasse pas) mais aussi sur le savoir être (ce que tu recherches en termes de profil et ce que tu ne veux pas). Ça t’aidera à trouver des freelances avec lesquels tu es sur la même longueur d’onde.

Enfin, je te conseille de préparer ta séquence d’onboarding pour chouchouter et faciliter l’intégration de ton futur prestataire. Parfois, cette étape est facilitée par les indépendants qui prévoient tout et ça renforce la cohésion avec les membres de l’équipe sur le long terme.

Mais ce n’est pas toujours le cas 🙂

Voici une petite liste non exhaustive que je te conseille :

  • Créer un espace de travail collaboratif sur Notion où tu centralises toutes les informations de ta boîte : contacts et moyens de communication favoris, liens rapides, identités visuelles, explication de l’activité, espace questions-réponses…
  • Un livret d’accueil : pour te présenter, présenter ton entreprise, ça pourra toujours être utile (surtout si tu délègues des tâches en communication)
  • Un contrat de prestation de services : rédigé par un.e avocat / un.e juriste pour encadrer votre relation professionnelle. Ce n’est pas obligatoire, mais je le conseille !
  • La liste de tous les outils avec lesquels tu travailles par catégorie, histoire que si tu as besoin d’en lister certains à ton.ta prestataire, tu n’en oublies pas.

Au moins avec ça, tu es sûr que la personne se sentira en confiance de bosser avec un client comme toi ! #quandcestcarréonestrassuré

Comment choisir à qui déléguer ?

Nous arrivons à l’étape la plus cruciale : qui choisir.

Qu’on se le dise, on a l’impression que choisir la personne avec qui on va bosser dans son business est aussi important que de choisir la personne avec qui on va se marier. Une sorte d’engagement en somme… Et c’est pas tout à fait faux. Finalement bosser avec quelqu’un c’est un peu comme les relations amoureuses :

  • On ne trouve pas la personne parfaite du premier coup la plupart du temps, c’est okay.
  • Les besoins évoluant il est possible que tu changes au fil du temps de collaborateur, c’est okay.

Le petit point love est fait, on peut passer à la suite ! Quand tu recherches le profil, ton choix doit être porté tant sur la personne que ses compétences.

Je te conseille de travailler avec des freelances que tu connais et que tu apprécies. Ne travaille pas avec des personnes avec qui tu n’irais pas déjeuner comme dit Alexandre Astier. Le feeling est super important et pour la compréhension de ton besoin mais aussi pour les échanges : c’est plus simple, plus efficace.

Puis, on n’est vraiment pas fait pour travailler avec tout le monde. Mais ne fait pas travailler tes potes pour faire travailler tes potes hein, ne me fait pas dire ce que je ne dirais jamais. Tu as fait la liste de tes besoins un peu plus haut, choisis donc une personne qui peut répondre à tes besoins. Reste quand même rationnel dans ton choix.

Et pour ça il y a donc une notion à intégrer : le temps. Parce que oui pour découvrir une personne il faut du temps ! Ne te jette pas avec n’importe qui sans réfléchir sous prétexte qu’elle t’a alpagué avec un message instagram marketé aux petits oignons. Prends le temps pour découvrir les profils, apprendre à les connaître, voir leur travail. Et au cas où ce ne soit pas clair : prends plusieurs mois. ****D’où la notion de Green flag plus haut.

Avec tout ça, tu as la recette parfaite du match prestataire 🔥

Comment faire pour que ça se passe bien dans la durée ?

Le dernier gros questionnement, c’est sur la relation en tant que telle. Comment faire pour que ça se passe bien dans le temps. Tu vas te dire que j’abuse peut-être mais je vais encore te faire un parallèle avec les relations amoureuses : le secret c’est la communication. Il est donc super important d’avoir un système de suivi et de feedback : pour évaluer et ajuster la collaboration.

Mais qu’est-ce que ça veut dire ce système ?

D’abord : fais des points. Bord*l, ne reste pas avec un prestataire qui ne fonctionne pas comme toi ! Si tu as besoin d’un prestataire à l’écoute et qui te permet de voir les avancées, choisis quelqu’un qui le propose et inversement. Si tu souhaites déléguer et que la personne ne te sollicite pas, choisis une personne autonome avec qui la confiance règne ! On ne reste pas dans l’angoisse avec ses prestataires car c’est pesant et pour lui et pour toi !

Ensuite, mets en place des données à analyser, pour rester pragmatique et voir les choses évoluer. Dans le temps on ne se rend souvent pas compte des évolutions, ces données permettent de voir clairement si vous allez vers les objectifs ou non. Définissez ensemble ces objectifs dès le départ pour avoir un cap commun.

Enfin, je dirais : sois honnête avec toi-même et avec ton prestataire. Je le disais plus haut mais tout peu évoluer. Il est donc ok de vouloir faire évoluer la prestation (en demander plus, ou moins), même de l’arrêter. Le plus important est de communiquer et d’être honnête pour que tout se déroule au mieux.

Tu l’auras compris, la délégation ça permet plein de choses :

  • Dégager du temps
  • Développer son entreprise
  • S’entourer des personnes de confiance
  • Intégrer de nouvelles compétences

Mais c’est un processus qui mérite d’être travaillé en amont pour mettre toutes les chances de son côté et réussir à en faire des collaborations fructueuses pour ton business. Bref, c’est un peu comme l’amour : du temps, de la communication et de l’ajustement 🫶🏼

Ça y est, nous arrivons au terme de cet article ! Je tiens à remercier Lucile pour son apport précieux à cette discussion et j’espère sincèrement que cet article vous aura aidé à comprendre pourquoi faire appel à un prestataire de services comme moi peut non seulement vous libérer du temps précieux mais aussi enrichir la qualité de votre communication par exemple et, par extension, le succès de votre entreprise.

Si vous pensez que ça peut être le bon moment pour vous de solliciter mon savoir-faire, vous pouvez réserver un entretien exploratoire pour discuter de votre projet et de vos objectifs afin de voir si l’on peut faire de la magie ensemble !

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